แผนผังขั้นตอนกระบวนการทั้งหมด (As-Is to To-Be Flowchart)
ขั้นตอนการดำเนินงานตั้งแต่การเสนอราคาตลอดจนส่งเล่มรายงานสำเร็จแก่ลูกค้า คลิกแต่ละขั้นตอนเพื่อวิเคราะห์แบบละเอียด
รายละเอียดวิเคราะห์ของสเต็ปที่เลือก
เปรียบเทียบการพัฒนาปรับปรุงระบบ (Evolution Blueprint)
ผังขั้นตอนการทำงานแบ่งตามแผนก (Department Swimlane Diagram)
ระบุขอบเขตการทำงาน บทบาทหน้าที่ และการส่งต่องานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ตาม To-Be Process
รับข้อมูลผ่านระบบเพื่อดึงฐานประวัติเก่า และเสนอราคาใน 10 วัน
ประสานงานกับทีมงานตรวจสอบว่าจะส่งเล่มจริงทางขนส่งเอกชนหรือให้ช่างพกไปพรีเซนต์
รับข้อมูลจากใบขอเปิดงาน อ้างอิงเอกสารการเงินมัดจำ เข้าระบบคีย์อัตโนมัติ
ตรวจสอบสถานะการเซ็นเอกสารสมบูรณ์และยืนยันการปิดงวดบัญชีขั้นสุดท้าย
ระบบชนคิวซ้อนและแนะนำระยะทางประหยัดสุด
ออกปฏิทิน Responsive Calendar ทันที ไม่ต้องพึ่งไฟล์รูปกลุ่ม LINE
รับงานผ่านมือถือ ตรวจสอบข้อมูลหน้างาน และขอบเขต CR
กดเช็คอินพิกัดและยืนยันตัวตนบันทึก Audit Logs
กรอกรายงานย่อและสรุปผลอัปโหลดตรงเข้าระบบคลาวด์
ป้อนข้อมูลวัดไฟ/บำรุงรักษาในระบบเว็บหลัก ทดแทนการใช้งานแอป Appsheet เดิม
รวบรวมข้อมูลผ่านแดชบอร์ด จัดรูปภาพเรียงเล่มผ่านระบบหลัก
QC เสนออนุมัติ ส่งอีเมลเพื่อขอผู้บริหารเซ็นลงนามดิจิทัล
เครื่องมือจำลองสถานะกระบวนการทำงาน 10 ขั้นตอน (Progress Status Simulator)
ทดสอบการสลับสถานะของสเต็ปงาน เพื่อวิเคราะห์กระบวนการทริกเกอร์กิจกรรมและตัวกรอง Audit Log อัตโนมัติ
ฐานข้อมูลประวัติ Audit Trail (ISO 9001 Log)
LIVE SYNCทุกการขยับสเตตัสในระบบใหม่จะทำการประมวลผลและสร้างสารสนเทศการตรวจสอบระบบ Audit Log โดยอัตโนมัติ เพื่อรองรับการตรวจ ISO โดยไม่ต้องพึ่งการจดบันทึกมือภายนอก
ตารางตรวจสอบความสอดคล้อง (Mini Req 1 Audit & Compliance Checklist)
ผลการทำ Audit ตรวจทานว่าระบบงาน To-Be System ที่ออกแบบไว้นั้นตรงตามความต้องการในเอกสารทุกประการ
| หัวข้อข้อกำหนด (Requirement ID / Section) | รายละเอียดความต้องการจากเอกสาร (Req details) | สถานะการตรวจสอบ (Audit Status) | การติดตั้งลงใน To-Be Flow (Mapped Steps) | วิธีการแก้ปัญหาเชิงเทคนิค (System Implementation) |
|---|---|---|---|---|
| REQ-01: รวมศูนย์ 4 แบรนด์ | โคลนฐานข้อมูลลูกค้าเดิมของทั้ง 4 แบรนด์บริษัทเข้าประวัติกลางเพื่อสืบค้นทันที | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 1 & 2 | มีโมดูลเชื่อมโยงข้อมูลลูกค้าเก่าโดยดึงข้อมูลจากโปรแกรมสำเร็จรูปเดิมที่ใช้งานอยู่แล้ว (โดยไม่มีการแก้ไขหรือยุ่งเกี่ยวระบบเดิมนั้น เน้นเฉพาะการจัดระบบและปรับปรุง Task Process ของการบริการใหม่) |
| REQ-02: เชื่อมโยงบัญชี | ตรวจสอบการเงิน มัดจำ คีย์เข้าระบบ Winspeed และแนบเอกสารเพื่อเปิดงาน CR | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 3 | พัฒนา API Integration เพื่อส่งเอกสารมัดจำจาก CS ไปยัง Winspeed โดยไม่ต้องให้พนักงานพิมพ์ซ้ำสองรอบ |
| REQ-03: คอขวดวันหยุด | แก้ปัญหาคอขวดขั้นตอนการจัดวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ ที่ทีมวางแผนใช้เวลานานและตกหล่น | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 4 | ออกแบบ Dashboard อัจฉริยะให้ฝ่ายวางแผนสามารถทบทวนข้อมูลและสรุปอนุมัติงานวันเสาร์-อาทิตย์ล่วงหน้าเป็นสตรีมคิว |
| REQ-04: ตารางงานไม่ต้องซูม | เดิมพนักงานช่างต้องซูมดูรูปตารางงานใน LINE เพราะตัวเล็กมาก ทำให้พลาดคิวงานแทรก | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 5 | ตารางเวลากำหนดการงานเป็น Responsive Calendar ขยายขนาดและสเกลฟอนต์ให้ชัดเจนบนมือถือ และพุชแจ้งเตือนรายบุคคล |
| REQ-05: คิวซ้อน & แผนที่รถ | คำนวณและลดระยะทางประหยัดสุด และตรวจจับคิวงานชน (Conflict) ของพนักงาน | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 4 | ระบบประมวลผลคำนวณหาเส้นทาง แนะนำระยะทางประหยัดสุด และมีตัวจับคิวซ้อน (Auto Conflict Checker) |
| REQ-06: พิกัดหน้างาน & ISO | วิศวกรออกตรวจเช็คอินระบุพิกัด เวลา และบันทึกประวัติตรวจสอบสอดคล้อง ISO 9001 | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 6 & 7 | โมดูล Mobile Check-in ผ่านระบบ GPS ของแอปเพื่อปักหมุดลองจิจูดจริง พร้อมมีประวัติ Audit Trails ปิดช่องว่างข้อมูลคลาดเคลื่อน |
| REQ-07: รวมความสามารถ Appsheet | ย้ายความสามารถการดราฟต์รายงานตรวจทานวัดค่าไฟฟ้า บำรุงรักษา และการถ่ายภาพความร้อนจาก Appsheet เดิม | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 8 | ยกเลิกการใช้งาน Appsheet เก่า ย้ายความสามารถการบันทึกสรุปตัวเลขไฟฟ้าทั้งหมดขึ้นมาบนโมดูลระบบหลักทันที |
| REQ-08: QC เล่ม & ลงนามดิจิทัล | แก้ปัญหาตรวจเล่มสับสนกระดาษซ้ำซ้อน และลดการเดินไปเซ็นเล่มเอกสารที่บ้านผู้บริหาร | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 9 | ระบบมีพอร์ทัลตรวจแก้ไขส่งกลับทางออนไลน์ และเปิดส่งอีเมลยืนยันขอลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ของผู้บริหาร |
| REQ-09: ขนส่ง 2 รูปแบบ | รองรับระบบจัดส่งเล่มรายงาน 2 รูปแบบหลัก คือให้ช่างพกไปส่งพรีเซนต์เอง หรือส่งผ่านขนส่งเอกชน | ผ่านเกณฑ์ 100% | สเต็ปที่ 10 | พอร์ทัลจัดส่งเล่มเอกสารสามารถเลือกวิธีกระจาย พร้อมตรวจเช็คเลขพัสดุและเชื่อม API ขนส่งภายนอกตรวจสอบเรียลไทม์ |
พิมพ์เขียว (Blueprint) แผนผังกระบวนการ To-Be System ที่ถูกออกแบบไว้ ได้ครอบคลุมทุกประเด็นปัญหาความต้องการของพนักงานออกตรวจ 18 คน ช่างเทคนิค 15 คน และแบรนด์คู่ค้าทั้ง 4 แบรนด์อย่างสมบูรณ์แบบ ทั้งในด้านความยืดหยุ่นของสเกลหน้าจอ (No-Zoom Table) การลดคอขวดงาน และการควบรวม Appsheet พัฒนาเป็นระบบแบบ Single Unified Web Application เรียบร้อยแล้ว
เปรียบเทียบปัญหาเดิม (As-Is State) กับระบบการทำงานใหม่ (To-Be Concept)
จำแนกประเด็นอ้างอิงจากรายละเอียดเอกสารความต้องการโครงการเพื่อแก้ปัญหาคอขวดองค์กร
1. ปัญหาคอขวดคิวงานวันหยุด (เสาร์-อาทิตย์)
ขั้นตอนการจัดกำหนดการช่วงวันหยุดล่าช้าและมักเกิดการตกหล่น เนื่องจากไม่มีทีมประสานงานเฉพาะ และระบบใช้ความสามารถในการจัดด้วยตัวเอง คีย์ข้อมูลตรวจสอบผ่าน Google Sheet และไฟล์อัปเดตประวัติภายนอกทีละราย
ทีมวางแผนสามารถเตรียมวางกำหนดการ อนุมัติการเข้าหน้างานผ่าน Dashboard กลาง พร้อมทบทวนข้อมูลความต้องการจากลูกค้า และแนบเทมเพลตมาตรฐานการตรวจสอบได้ล่วงหน้า ป้องกันงานตกหล่นแบบ 100%
2. ตารางสรุปเวลาของทีมงาน และการเข้าถึงข้อมูล
เจ้าหน้าที่ใช้วิธีจัดทำตารางบนหน้าสรุปเพียงแผ่นเดียว และพิมพ์ส่งเข้าไปในกลุ่ม LINE ส่วนกลาง ส่งผลให้ตัวหนังสือมีขนาดเล็กมากจนวิศวกรและช่างต้องใช้การซูมหน้าจอมือถือ และทำให้มองข้ามกรณีงานแทรกคิวซ้อนไปบ่อยครั้ง
ออกแบบหน้ารายการตารางปฏิทินที่รองรับโครงสร้างแบบ Responsive Calendar การแสดงตารางเวลางานจะปรับขนาดสเกลและสไตล์ความกว้างให้ตรงตามอุปกรณ์แบบเรียลไทม์ ตัวหนังสืออ่านง่าย พร้อมมีระบบแจ้งเตือนตารางงานเฉพาะบุคคลผ่าน Push Notify
3. คิวงานซ้อนและการหาเส้นทางเดินทางดีที่สุด (Route Optimization)
การตัดสินใจจัดทีมและกำหนดลำดับการเดินทางใช้การคิดวิเคราะห์ด้วยบุคคลแบบ Manual ทำให้เสี่ยงที่จะเกิดกรณีคิวงานชนกัน (Conflict Schedules) ของวิศวกร และส่งผลให้ช่างและรถวิ่งอ้อมเส้นทางโดยไม่ได้รับการควบคุมวิเคราะห์
เมื่อฝ่ายวางแผนทำการจัดสรุปงาน ระบบจะช่วยตรวจสอบความเหมาะสมของสิทธิ์และลำดับเส้นทาง เพื่อความรวดเร็วในการเดินทาง ระบบจะทำกระบวนการ แนะนำระยะทางประหยัดสุด ประหยัดคุ้มค่าที่สุด พร้อมทั้งตรวจจับสถานะคิวงานขัดแย้งแบบกึ่งอัตโนมัติ (Auto Conflict Detection)
4. การย้ายและยกเลิกฟังก์ชันสะสมบน Google Appsheetเดิม
การร่างและจัดทำรายงานผลตรวจวัดทางวิศวกรรม/ไฟฟ้า หรือภาพถ่ายความร้อนในแบบเดิม พนักงานและวิศวกรหน้างานจะต้องคีย์และอัปโหลดกรอกข้อมูลผ่าน Appsheet ที่แยกต่างหาก และส่งต่อกลับให้ธุรการตรวจสอบก่อนพิมพ์ ทำงานซับซ้อนหลายทอด
ทำการ ยกเลิกการใช้งาน Appsheet เก่า ย้ายความสามารถการบันทึกสรุปตัวเลขไฟฟ้าทั้งหมดขึ้นมาบนโมดูลระบบหลักทันที วิศวกรป้อนสรุปงานหน้างาน และภาพถ่ายเรียบร้อยในระบบเดียว พร้อมเสนอให้ผู้เกี่ยวข้องแก้ไขเล่มและอนุมัติผ่านระบบ
สถาปัตยกรรมข้อมูล และแนวทางการพัฒนาระบบหลังบ้าน (System Engineering Specification)
ข้อมูลอ้างอิงเชิงวิศวกรรมซอฟต์แวร์สำหรับการเชื่อมต่อระบบ ERP ภายในและการตรวจสอบ Audit
การวางแผนโคลนย้ายประวัติและข้อมูลประวัติเดิม (Data Migration Plan)
ขั้นตอนเร่งด่วนที่ระบุจากข้อกำหนด เพื่อคำนวณระยะเวลาและปริมาณข้อมูลประวัติแบรนด์
การประชุมเก็บ Requirement ระยะเริ่มต้น จำเป็นต้องประเมินปริมาณข้อมูลลูกค้าเดิมเพื่อไม่ให้เกิดการตกหล่น โดยการโคลนข้อมูลจากฐานข้อมูลของ 4 แบรนด์บริษัทมาอัดลงระบบกลาง มีรายละเอียดสำคัญดังนี้:
- ประวัติและพิกัดระยะทางเชื่อมแผนที่ลูกค้า (4 แบรนด์)
- สัญญารับบริการและการเคลมซ่อมบำมรุงในอดีต
- ข้อมูลการออกใบเสนอราคาเดิมจากระบบ CRM เก่า
- สถิติตารางคิวทำงานของทีมวิศวกร 18 คน และช่าง 15 คน
- ตารางสิทธิ์การอบรมภายนอกตามรอบมาตรฐาน
- ข้อมูลจำแนกประเภทเครื่องมือวัดและพิกัดความเหมาะสมในการใช้งาน
เชื่อมโยงระบบบัญชี Winspeed
สตรีมกระบวนการดึงข้อมูลจาก CS เพื่อสร้างประวัติทางการเงินของใบขอเปิดบริการ (CR) และตรวจสอบใบแจ้งยอดหนี้ผ่าน RESTful API แทนการกรอกข้อมูลด้วยตนเองสองรอบ
GET /api/winspeed/invoiceโมดูลจัดการจัดส่งเล่มรายงาน
ระบบรองรับตัวเลือกการจัดส่งทั้ง 2 โมเดล (ให้วิศวกร/ช่างเดินทางไปส่งและพรีเซนต์เล่มสรุปงานเอง หรือ ส่งผ่านขนส่งเอกชนยอดนิยมพร้อมแสดงผลแทรคกิ้งภายนอก)
POST /api/delivery/courier-trackระบบจัดการประวัติ Audit Trace
บันทึกรายละเอียดประวัติพิกัด GPS อ้างอิง เวลา และพนักงานผู้รับผิดชอบการเช็คอินที่เกิดขึ้นตลอดกระบวนการ ไม่ให้ข้อมูลสูญหาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบมาตรฐานความน่าเชื่อถือ
AuditLog Schema Enabledตามที่ระบุในข้อตกลงโครงการ เมื่อมีการตกลงจัดตั้งดำเนินโครงการ (Proposal Approved ภายใน 10 วันทำการ) ทีมงานวิศวกรระบบและ UX/UI จะใช้เวลาพัฒนารวมทั้งสิ้นประมาณ 45-60 วัน โดยแบ่งย่อยออกเป็น:
- เฟสที่ 1: ตรวจเช็คความพร้อม ออกแบบพิมพ์เขียวสถาปัตยกรรม (Architectural Blueprint) และจัดวาง Mockup ของ Mobile และ Web Application เพื่อเก็บคอมเมนต์ปรับแต่งการใช้งาน
- เฟสที่ 2: พัฒนาและเปิดระบบตัวเบต้าเพื่อทดสอบนำร่องร่วมกับวิศวกรและช่างชุดทดลอง นำข้อมูลฟีดแบคเข้ารอบปรับจูนให้เรียบร้อยก่อนเปิดใช้งานจริงทั่วประเทศ